POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

1. Informații generale

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care Aksumtech Pro S.R.L., în calitate de operator de date cu caracter personal, colectează, utilizează, transmite, păstrează și protejează datele persoanelor care accesează site-ul www.aksum.md, creează un cont sau plasează o comandă prin intermediul magazinului online.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal și cu celelalte acte normative aplicabile din Republica Moldova.

Simpla accesare a site-ului nu reprezintă, prin ea însăși, consimțământ pentru toate operațiunile de prelucrare. Fiecare operațiune de prelucrare se bazează pe un temei juridic corespunzător, descris în prezenta Politică.

2. Identitatea și datele de contact ale operatorului

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Aksumtech Pro S.R.L.
IDNO: 1023600046543
Adresa juridică: str. Trandafirilor 13/2, Republica Moldova
Adresa fizică: str. Vlad Țepeș 3, Republica Moldova
Telefon: +373 799 50006
E-mail: info@aksum.md
Site: Magazinul online Aksum

Pentru întrebări privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de lege, ne puteți contacta la adresa info@aksum.md.

3. Cui i se aplică această Politică

Prezenta Politică se aplică:

• vizitatorilor site-ului;
• persoanelor care plasează comenzi;
• clienților care creează un cont;
• destinatarilor comenzilor, dacă sunt diferiți de persoanele care plasează comenzile;
• persoanelor care ne contactează prin e-mail, telefon sau formularele disponibile pe site;
• persoanelor care își exprimă preferințele privind cookie-urile.

4. Ce date cu caracter personal colectăm

În funcție de modul în care utilizați site-ul și serviciile noastre, putem prelucra următoarele categorii de date.

4.1. Date de identificare și contact

Putem colecta:

• numele și prenumele;
• numărul de telefon;
• adresa de e-mail;
• localitatea;
• adresa de livrare;
• adresa poștală;
• oficiul sau punctul de ridicare Nova Post selectat;
• alte informații necesare identificării destinatarului și livrării comenzii.

4.2. Date privind comenzile

Putem prelucra:

• produsele comandate;
• cantitatea;
• valoarea comenzii;
• metoda de plată;
• metoda de livrare;
• data și statutul comenzii;
• istoricul comenzilor;
• observațiile introduse de client în legătură cu o comandă;
• informațiile necesare gestionării retururilor, reclamațiilor și rambursărilor.

Vă rugăm să nu introduceți în câmpul destinat observațiilor informații care nu sunt necesare procesării sau livrării comenzii.

4.3. Date privind contul de client

Dacă optați pentru crearea unui cont, putem prelucra:

• adresa de e-mail asociată contului;
• identificatorul contului;
• parola în formă securizată;
• adresele salvate;
• istoricul comenzilor;
• preferințele contului.

Aksumtech Pro S.R.L. nu are acces la parola utilizatorului în formă lizibilă.

4.4. Date privind plata

În cazul plății online, clientul este redirecționat către infrastructura securizată a procesatorului de plăți maib.

Aksumtech Pro S.R.L. nu primește și nu stochează:

• numărul complet al cardului;
• codul CVV sau CVC;
• data completă de expirare a cardului;
• codurile de autentificare emise de bancă.

Putem primi și păstra informațiile necesare confirmării și reconcilierii plății, precum:

• statutul tranzacției;
• suma tranzacției;
• data tranzacției;
• identificatorul tranzacției;
• informațiile privind aprobarea, respingerea, anularea sau rambursarea plății.

4.5. Date tehnice și date privind utilizarea site-ului

În funcție de configurația tehnică a site-ului și de preferințele privind cookie-urile, pot fi prelucrate:

• adresa IP;
• tipul și versiunea browserului;
• tipul dispozitivului;
• sistemul de operare;
• data și ora accesării;
• paginile accesate;
• identificatorii online;
• informațiile privind erorile tehnice;
• datele privind securitatea și funcționarea sesiunii;
• informațiile colectate prin cookie-uri și tehnologii similare.

4.6. Date din corespondență

Dacă ne contactați prin e-mail, telefon sau formularul de contact, putem prelucra:

• numele și prenumele;
• datele de contact;
• conținutul mesajului;
• informațiile și documentele comunicate;
• istoricul comunicării;
• informațiile necesare soluționării solicitării.

Vă rugăm să nu ne transmiteți copii ale actelor de identitate, date complete ale cardului sau alte informații sensibile, cu excepția situațiilor în care acestea sunt strict necesare și sunt solicitate în mod expres printr-un canal corespunzător.

5. Sursele datelor

În principal, colectăm datele direct de la persoana vizată atunci când aceasta:

• accesează site-ul;
• completează un formular;
• creează un cont;
• plasează o comandă;
• selectează modalitatea de livrare;
• efectuează o plată;
• ne contactează.

Dacă o persoană plasează o comandă pentru un alt destinatar, putem primi de la aceasta numele, numărul de telefon, adresa de e-mail și adresa sau punctul de livrare al destinatarului.

Persoana care furnizează datele unui alt destinatar trebuie să se asigure că are dreptul să comunice aceste date și că destinatarul este informat în mod corespunzător.

Putem primi informații privind confirmarea plății de la maib și informații privind statutul livrării de la Nova Post.

6. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

6.1. Înregistrarea și executarea comenzii

Prelucrăm datele pentru:

• înregistrarea comenzii;
• confirmarea disponibilității produselor;
• comunicarea cu clientul;
• pregătirea produselor;
• organizarea plății;
• organizarea livrării;
• gestionarea retururilor și rambursărilor;
• soluționarea reclamațiilor legate de comandă.

Temei juridic: prelucrarea este necesară pentru încheierea și executarea contractului sau pentru efectuarea demersurilor solicitate de client înainte de încheierea contractului.

6.2. Procesarea plății

Prelucrăm datele necesare inițierii, confirmării, reconcilierii și, după caz, rambursării plății.

Temei juridic: executarea contractului și îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.

6.3. Livrarea prin Nova Post

Prelucrăm și transmitem datele necesare pentru:

• crearea și gestionarea expedierii;
• identificarea destinatarului;
• contactarea destinatarului;
• comunicarea statutului livrării;
• livrarea comenzii.

Temei juridic: executarea contractului și realizarea demersurilor necesare livrării produselor comandate.

6.4. Îndeplinirea obligațiilor contabile și fiscale

Prelucrăm datele necesare pentru:

• evidența contabilă și fiscală;
• emiterea și păstrarea documentelor obligatorii;
• gestionarea controalelor;
• îndeplinirea obligațiilor față de autoritățile competente.

Temei juridic: îndeplinirea obligațiilor legale ale Aksumtech Pro S.R.L.

6.5. Gestionarea contului de client

Prelucrăm datele pentru crearea și administrarea contului, afișarea istoricului comenzilor și gestionarea informațiilor salvate.

Temei juridic: executarea contractului și furnizarea funcționalităților solicitate de utilizator.

6.6. Securitatea site-ului și prevenirea fraudelor

Putem prelucra date tehnice pentru:

• prevenirea accesului neautorizat;
• detectarea activităților abuzive;
• protejarea conturilor și comenzilor;
• investigarea erorilor;
• menținerea securității și disponibilității site-ului.

Temei juridic: interesul legitim al Aksumtech Pro S.R.L. de a proteja magazinul online, infrastructura tehnică, comenzile și utilizatorii, cu respectarea drepturilor și libertăților persoanelor vizate.

6.7. Apărarea drepturilor

Datele pot fi păstrate și utilizate în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept într-o procedură administrativă, judiciară sau extrajudiciară.

Temei juridic: interesul legitim al operatorului și, după caz, îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.

6.8. Cookie-uri neesențiale

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate pentru funcționarea și securitatea site-ului.

Cookie-urile neesențiale sunt utilizate în funcție de categoria lor, de preferințele exprimate de utilizator și de temeiul juridic aplicabil.

6.9. Comunicări comerciale

În prezent, Aksumtech Pro S.R.L. nu utilizează datele furnizate la plasarea comenzii pentru transmiterea de newslettere sau comunicări comerciale prin e-mail ori SMS.

Dacă vor fi introduse astfel de comunicări, persoanele vor fi informate în prealabil. Consimțământul va fi solicitat separat atunci când acesta este necesar și va putea fi retras în orice moment, la fel de simplu cum a fost acordat.

7. Caracterul obligatoriu al furnizării datelor

Furnizarea numelui, a datelor de contact și a informațiilor necesare pentru plată și livrare este obligatorie pentru înregistrarea și executarea comenzii.

Dacă aceste date nu sunt furnizate, este posibil să nu putem:

• înregistra sau confirma comanda;
• procesa plata;
• contacta clientul;
• transmite comanda serviciului de livrare;
• livra produsele;
• gestiona un retur sau o reclamație.

Câmpurile obligatorii sunt marcate în formularul de comandă.

Crearea unui cont este opțională dacă magazinul permite plasarea comenzii fără înregistrarea unui cont.

8. Destinatarii datelor

Datele sunt accesibile numai persoanelor autorizate și furnizorilor implicați în prestarea serviciilor, în limita necesară scopului urmărit.

8.1. Amplica Hosting

Datele site-ului și ale magazinului online pot fi stocate și prelucrate în infrastructura de găzduire furnizată de Amplica Hosting, inclusiv în bazele de date și copiile de siguranță asociate serviciului de hosting.

8.2. Nova Post

Pentru organizarea și efectuarea livrării, putem transmite către Nova Post:

• numele și prenumele destinatarului;
• numărul de telefon;
• adresa de e-mail;
• localitatea;
• adresa de livrare;
• oficiul sau punctul de ridicare selectat;
• informațiile strict necesare identificării și livrării expedierii.

Nova Post poate prelucra datele și în conformitate cu obligațiile legale și politicile proprii aplicabile serviciului de livrare.

8.3. Maib

Pentru procesarea plăților online, datele necesare tranzacției sunt prelucrate prin infrastructura securizată maib.

Aksumtech Pro S.R.L. nu stochează datele complete ale cardului. Maib poate prelucra datele tranzacției în conformitate cu obligațiile legale și politicile proprii aplicabile serviciilor de plată.

8.4. Furnizori tehnici și persoane autorizate

Datele pot fi accesate, în limita necesară, de furnizori care asigură:

• administrarea și mentenanța site-ului;
• mentenanța WordPress și WooCommerce;
• securitatea informatică;
• serviciile de e-mail;
• realizarea copiilor de siguranță;
• suportul tehnic;
• serviciile contabile;
• serviciile juridice.

Aksumtech Pro S.R.L. urmărește utilizarea furnizorilor care oferă garanții corespunzătoare privind confidențialitatea și securitatea datelor.

8.5. Autorități publice

Datele pot fi comunicate autorităților publice, organelor de drept, instanțelor de judecată sau altor destinatari atunci când divulgarea este impusă de lege sau este necesară pentru apărarea unui drept.

Aksumtech Pro S.R.L. nu comercializează bazele de date ale clienților.

9. Perioada de păstrare

Aksumtech Pro S.R.L. păstrează datele numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care acestea au fost colectate sau pentru îndeplinirea unor obligații legale.

Se aplică următoarele criterii:

• datele aferente comenzilor sunt păstrate pe durata necesară executării comenzii și, ulterior, pe durata impusă de obligațiile contabile, fiscale, de protecție a consumatorilor și de apărare a drepturilor;
• documentele contabile și fiscale sunt păstrate pe durata prevăzută de legislația aplicabilă;
• datele contului de client sunt păstrate cât timp contul este activ și ulterior numai în măsura în care păstrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau apărarea unor drepturi;
• corespondența și solicitările sunt păstrate cât timp este necesar pentru soluționarea cererii și documentarea modului în care aceasta a fost soluționată;
• datele tehnice și jurnalele de securitate sunt păstrate pentru perioada necesară asigurării securității și investigării incidentelor;
• preferințele și dovezile privind consimțământul, dacă există, sunt păstrate cât timp prelucrarea se bazează pe acel consimțământ și ulterior în măsura necesară demonstrării respectării obligațiilor legale;
• copiile de siguranță pot păstra datele pentru o perioadă suplimentară, conform ciclului tehnic de backup, cu acces restricționat și fără utilizarea datelor în alte scopuri.

După expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau păstrate numai dacă există un alt temei juridic pentru continuarea stocării.

10. Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de lege, persoana vizată poate exercita următoarele drepturi:

• dreptul de a fi informată;
• dreptul de acces la date;
• dreptul de a obține o copie a datelor;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte;
• dreptul la completarea datelor incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de a se opune prelucrării bazate pe interes legitim;
• dreptul de a se opune marketingului direct;
• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă;
• dreptul de a se adresa instanței de judecată.

Dreptul la ștergere nu este absolut. Anumite date pot continua să fie păstrate dacă prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia.

11. Exercitarea drepturilor

Cererile privind datele cu caracter personal pot fi transmise la:

E-mail: info@aksum.md
Telefon: +373 799 50006
Operator: Aksumtech Pro S.R.L.

Cererea trebuie să permită identificarea persoanei și înțelegerea dreptului pe care aceasta dorește să îl exercite.

Dacă există îndoieli întemeiate privind identitatea solicitantului, putem solicita informații suplimentare strict necesare confirmării identității.

Vom comunica măsurile întreprinse fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în cel mult o lună de la primirea cererii.

Termenul poate fi prelungit cu până la două luni, ținând cont de complexitatea și numărul cererilor. Solicitantul va fi informat despre prelungire și motivele acesteia în termen de o lună de la primirea cererii.

Cererile sunt soluționate, de regulă, gratuit. În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului repetitiv, putem aplica măsurile permise de lege.

12. Dreptul de a depune o plângere

Dacă considerați că datele dumneavoastră au fost prelucrate cu încălcarea legislației, aveți dreptul să depuneți o plângere la:

Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova

Informațiile actualizate sunt disponibile pe site-ul oficial al CNPDCP.

Vă încurajăm să ne contactați mai întâi la info@aksum.md pentru soluționarea directă a solicitării. Aceasta nu limitează dreptul dumneavoastră de a vă adresa Centrului sau instanței de judecată.

13. Decizii automatizate și profilare

Aksumtech Pro S.R.L. nu adoptă decizii care produc efecte juridice sau care afectează într-un mod similar și semnificativ clientul, bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată a datelor.

Aksumtech Pro S.R.L. nu realizează profilarea clienților în scopul adoptării unor asemenea decizii.

Dacă această situație se va modifica, persoanele vizate vor fi informate în prealabil, conform cerințelor legale.

14. Securitatea datelor

Aksumtech Pro S.R.L. aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor asociate prelucrării, care pot include:

• utilizarea conexiunilor securizate;
• restricționarea accesului la date;
• utilizarea conturilor individuale pentru persoanele autorizate;
• gestionarea parolelor și drepturilor de acces;
• actualizarea WordPress, WooCommerce și a componentelor site-ului;
• realizarea copiilor de siguranță;
• monitorizarea incidentelor tehnice;
• păstrarea confidențialității de către persoanele care au acces la date;
• revizuirea periodică a măsurilor de securitate.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate elimina complet toate riscurile. În cazul unui incident, vom lua măsurile necesare pentru limitarea efectelor și vom efectua notificările prevăzute de lege, dacă sunt îndeplinite condițiile legale.

15. Politica privind cookie-urile

15.1. Ce sunt cookie-urile

Cookie-urile sunt fișiere de mici dimensiuni stocate pe dispozitivul utilizatorului atunci când acesta accesează un site.

Acestea pot fi utilizate pentru funcționarea magazinului online, păstrarea produselor în coș, menținerea securității sesiunii, memorarea preferințelor și, dacă este cazul, realizarea analizelor statistice.

15.2. Categorii de cookie-uri

Site-ul poate utiliza următoarele categorii:

Cookie-uri strict necesare

Acestea sunt necesare pentru:

• funcționarea WordPress și WooCommerce;
• utilizarea coșului de cumpărături;
• procesarea comenzilor;
• menținerea sesiunii;
• autentificarea utilizatorilor;
• protejarea site-ului;
• memorarea preferințelor privind cookie-urile.

Dezactivarea acestora poate împiedica funcționarea corectă a magazinului online.

Cookie-uri de preferințe

Acestea pot memora anumite opțiuni selectate de utilizator, precum limba, setările de afișare sau preferințele privind cookie-urile.

Cookie-uri statistice

Dacă asemenea instrumente sunt activate, acestea pot ajuta la înțelegerea modului în care este utilizat site-ul și la îmbunătățirea funcționării acestuia.

Cookie-uri de marketing

Dacă vor fi instalate instrumente publicitare, cookie-urile de marketing vor putea fi activate numai în condițiile și în baza opțiunilor prevăzute de legislația aplicabilă.

15.3. Gestionarea preferințelor

Prin intermediul bannerului și al modulului de administrare a cookie-urilor, utilizatorul trebuie să poată:

• accepta cookie-urile;
• respinge cookie-urile neesențiale;
• selecta categoriile acceptate;
• modifica ulterior preferințele;
• retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ.

Cookie-urile neesențiale pentru care este necesar consimțământul nu trebuie activate înainte de exprimarea opțiunii utilizatorului.

Utilizatorul poate, de asemenea, să gestioneze sau să șteargă cookie-urile prin setările browserului. Dezactivarea anumitor cookie-uri poate afecta funcționarea unor componente ale magazinului online.

15.4. Durata cookie-urilor

Cookie-urile pot fi:

• cookie-uri de sesiune, care sunt eliminate după închiderea browserului;
• cookie-uri persistente, care rămân pe dispozitiv până la expirarea perioadei stabilite sau până la ștergerea lor de către utilizator.

Durata exactă depinde de cookie-ul utilizat și trebuie indicată în modulul de gestionare a preferințelor sau în informațiile tehnice afișate utilizatorului.

16. Linkuri către alte site-uri

Site-ul poate conține linkuri către pagini sau servicii administrate de alte entități. Prezenta Politică nu reglementează modul în care acele entități prelucrează datele personale.

Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale serviciilor externe înainte de a le furniza date.

17. Modificarea Politicii

Aksumtech Pro S.R.L. poate actualiza prezenta Politică atunci când:

• se modifică legislația;
• se modifică serviciile oferite;
• sunt introduși furnizori sau instrumente noi;
• se schimbă scopurile sau modalitățile de prelucrare;
• sunt actualizate măsurile de securitate.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină împreună cu data ultimei actualizări.

Dacă modificările afectează în mod semnificativ modul în care sunt utilizate datele deja colectate, vom furniza o informare corespunzătoare înainte de începerea noii prelucrări, atunci când legea impune acest lucru.

18. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau reclamații privind prelucrarea datelor:

Aksumtech Pro S.R.L.
IDNO: 1023600046543
E-mail: info@aksum.md
Telefon: +373 799 50006
Adresa juridică: str. Trandafirilor 13/2, Republica Moldova
Adresa fizică: str. Vlad Țepeș 3, Republica Moldova